こんにちは、管理人のりゅうです。
今回は、A4サイズぴったりに印刷する方法について解説します。
何の設定もせずに、そのまま印刷すると 表が途切れてしまったり、ページが複数になってしまったりしますよね。
本記事では、A4サイズを例に取りつつ、決めた印刷範囲にぴったり印刷するコツや方法をご紹介します。
是非最後まで、お付き合いください。
- 印刷する時に、表が途切れてしまったり、ページが複数になる際の対処法が分かります。
- 印刷までの流れについて、大まかな流れから細かい調整までの一貫した資料の作り方が学べます。
- 画像付きで初心者にも分かりやすく解説しています。
印刷までの流れについて
本記事では、色々な設定や調整・確認方法についてご紹介するため、まずは大まかな資料作成 ～ 印刷の流れを押さえておきましょう。
具体的には、以下の流れで資料を作成し印刷を実施していきます。
まずは、印刷範囲のことを考えずにデータを入力することをオススメします！
印刷範囲を気にし過ぎて列や行の幅を調整したり、入力する文字を考えながら資料を作ると作成に時間がかかってしまい効率が悪いと考えています。
印刷した後の体裁については、後でまとめて考えれば良いので、まずはデータを入力してみましょう。
りゅうとはいうものの、何十 ～ 何百ページもある資料を後から修正するのも手間になったりします。
ボリュームがある資料を作成する場合、Step2 ～ Step3のExcelのページ設定から実施することをオススメします。
Excelで、印刷する「ページサイズ」「縦・横」印刷など、印刷する用紙の設定を実施します。
その後、改ページプレビューというものを有効にして、設定した用紙に収まるかを確認しながら調整をしていきます。
印刷範囲の余白の設定を実施します。
余白の設定をして、どうしても資料に収まらない場合は拡大・縮小の設定をしましょう。
めい余白やセルの幅を調整しても入り切らないから、縮小したんだけど…
文字が小さくなり過ぎちゃう…。
りゅう物理的な紙に印刷する関係上、どうしても収まり切らない場合はあります。
Excelの設定ではどうしようも無いこともあるので、「用紙のサイズを変更する」か「複数ページにまとめる」等も検討しましょう。
印刷プレビューと呼ばれる、どのようなレイアウトで印刷されるかを確認する画面で、用紙のサイズに収まっているかを確認します。
問題無ければ、印刷ボタンで印刷します。
Excelのページ設定
印刷用紙を設定する
Execl側の設定として、「どの用紙で印刷するのか」と、「縦か横のどちらで印刷するか」を設定します。
用紙サイズの設定
以下の画像を参考に、「ページレイアウト > サイズ > A4」の順で選択します。
縦か横で印刷するかを設定する
以下の画像を参考に、「ページレイアウト > 印刷の向き > 横」の順で選択します。
改ページプレビューを設定する
先ほど設定した用紙サイズに情報が収まっているかを確認する方法をご紹介します。
設定手順
以下画像の通り、「表示 > 改ページプレビュー」の順で選択します。
改ページプレビューの見方
先ほどご紹介した手順を実施すると、以下画像のようなExcelの見た目になると思います。
このモードでは、どの範囲が印刷されるかを確認することが出来ます。
改ページプレビューの見方
- グレー背景の場所
- 印刷されない場所です。
- 青い点線
- 印刷されるページの境界線です。
- ○○ページのグレー文字
- 何ページ目に印刷されるかが表示されています。
改ページプレビューのイメージ
りゅうこの表示のまま Excelを操作することが出来ます。
ページに収まり切らない場合などは、文字のサイズを変更したり、セルの幅を調整したりしましょう。
余白の設定
余白部分については、穴開けに使う場合や製本をする際に紙が重ならないように充分に取ることをオススメします。
ただ、どうしても想定したページに収まらない場合等に、余白を狭くするなどの対応が可能です。
設定手順
以下画像の通り、「ページレイアウト > 余白 > ユーザー設定の余白」の順で選択します。
りゅう③ ユーザー設定の余白でではなく、「標準」「広い」「狭い」などの、Excelが標準で持っている設定にするのもオススメですよ！
各項目の説明
「ユーザー設定の余白」を選択すると、以下のウィンドウが表示されます。
赤枠の数値は、余白の大きさを示しています。
単位はcm（センチメートル）なので、何センチの余白が必要かを計算しながら設定しましょう。
青枠の「水平」や「垂直」のチェックボックスは、メイン部分（余白ではない部分）の印刷位置を示しています。
両方のチェックボックスを ONにすることで、中央揃えになりますので、基本的には両方 ONにしておきましょう。
印刷プレビューの確認・拡大縮小設定
「文字の大きさ」や「セルの幅」、「余白」を調整しても収まり切らない場合について解説します。
まずは、印刷プレビューを開いた後に、拡大・縮小設定をしてみましょう。
印刷プレビューの開き方
Ctrlキー + Pキー
Ctrlキーと Pキーを同時に押すことで、以下のように印刷プレビューが開きます。
拡大・縮小設定の方法
印刷プレビューから、以下の画像の順で拡大・縮小率の設定を開きます。
②の設定の選択肢の詳細は後述します。
| # | 選択肢 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 拡大縮小なし | 拡大・縮小をせずに印刷する。 |
| 2 | シートを1ページに印刷 | 1ページに収まるように縮小をして印刷する。 |
| 3 | すべての列を 1ページに印刷 | すべての列（横軸）が収まるように縮小をして印刷する。 |
| 4 | すべての行を 1ページに印刷 | すべての列（縦軸）が収まるように縮小をして印刷する。 |
りゅう日本語がややこしいのですが。。
例えば「すべての列を 1ページに印刷」を選択すると、列（横軸）はすべて収まるようになるのですが、行（縦軸）が長いと複数ページに跨って印刷されるようになります。
めいExcelは縦長になることが多いと思うので、「すべての列を 1ページに印刷」を選ぶことが多くなると思います。
最後に
今回は、指定した用紙サイズに印刷できるようになる方法について解説しました。
印刷って、設定が多くて思った通り上手くいかず、難しいですよね…。
ただ、一つ一つ覚えていくことで、綺麗な資料を作ることが必ず出来るようになりますので、この記事が参考になれば幸いです！
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