【Excel】改ページプレビューの使い方｜印刷範囲をひと目で確認・調整する方法

改ページプレビューとは

改ページプレビューは、印刷範囲を視覚的に確認できる Excelの表示モードです。
思っていない箇所で、改ページ（ページが分かれる）されてしまったり、見切れてしまうことを事前に気づけるようになります。

改ページプレビューとはどういったものなのか、その見方について解説していきます。

表示イメージ

実際の改ページプレビューのイメージは以下の通りです。
○○ページという文字が表示されたり、欄外はグレーの背景に切り替わります。

改ページプレビューの見方

改ページプレビューにすると、青い線やグレーの背景などが表示されます。
それぞれの意味を説明します。

改ページプレビューのイメージ

各パーツの意味

#	パーツ	説明
1	グレーの○○ページという文字	印刷した場合のページ数。 例の画像の範囲であれば、2ページ目として印刷されます。
2	青い点線	自動改ページ。ページの境界線です。 Excelが自動で判断し、ページの境界線を引いています。
3	青い実線	手動改ページ。ページの境界線です。 Excel使用者が改ページを意図的に挿入したり、改ページの箇所をドラッグ等で動かした場合に実線になります。
4	グレーの背景	印刷範囲外の箇所。 改ページプレビューにすると、値が入っていない列・行については自動で印刷範囲外として認識されます。 ※Excel使用者が、セルの背景色をグレーにしているわけではありません。

改ページプレビュー 設定手順

改ページプレビューにするには、以下画像の通り「表示タブ > 改ページプレビュー」を選択します。
（画像をクリックして拡大出来ます。）

標準ビューに戻す方法

標準ビューに戻す（改ページプレビューを解除）には、以下画像の通り「表示タブ > 標準」を選択します。
（画像をクリックして拡大出来ます。）

改ページの操作方法

改ページの挿入

改ページを挿入するには、挿入したい場所の行 または 列を選択した後、「ページレイアウトタブ > 改ページ > 改ページの挿入」を選択します。

以下の例では、6行目と7行目の間に改ページが挿入されます。

改ページの移動

改ページを移動させるには、青い線をドラッグして移動させます。
自動改ページ（青い点線）でも、手動改ページ（青い実線）でも移動は可能です。

また、自動改ページ（青い点線）の移動を行うと、手動改ページ（青い実線）に変更になります。

改ページの解除

特定の改ページを解除する

特定の改ページを解除するには、以下の画像の通り、「解除したい改ページの次の行・列を選択」し、「ページレイアウトタブ > 下改ページ > 改ページの解除」の順で選択します。

シート内のすべての改ページを解除する

シート内のすべての改ページを解除するには、「ページレイアウトタブ > 改ページ > すべての改ページを解除」の順で選択します。

改ページプレビューで気を付けるべきこと

まずはデータを入力しよう

新しいシートを作成した直後に改ページプレビューに変更すると、以下のように全面印刷範囲外となってしまいます。
これは、何もデータが無い状態なので、印刷する場所が無いとExcelが判断したためです。

この状態だと編集し辛いと思いますので、ある程度データを作成した後に改ページプレビューに切り替えるようにしましょう。

拡大・縮小率は可視化出来ない

改ページプレビューでは、どの場所が印刷されるかを確認出来ますが、拡大・縮小率については可視化出来ません。

例えば、1枚のページに収めたいため、改ページの位置を移動させて膨大な量を 1ページに収めたとします。
その場合、印刷するとかなり縮小されて印刷されるはずです。
これは、Excelが膨大なデータをなんとか1枚に収めようとして縮小されるのですが、改ページプレビュー上では分かりません。

上記のようなことを避けるために、Ctrl + Pで印刷プレビューを小まめに見るようにしましょう。

最後に

今回は、改ページプレビュー機能について解説しました。

印刷が必要な資料を作成する場合にとても便利です。
改ページプレビューで気を付けるべきことを気を付けながら、活用していきましょう！